Les outils de médias sociaux révolutionnent la façon de créer et de partager les informations. En outre, ils s’imposent rapidement comme un mode efficace de communication professionnelle.
L’entreprise communicante étudie les nouveaux moyens qu’utiliseront vos employés, le monde extérieur et les générations futures pour communiquer et collaborer. Les outils de médias sociaux changent notre façon de travailler ainsi que les attentes des clients et des collègues, qu’il s’agisse de conversations totalement publiques ou de projets lancés derrière le pare-feu de l’entreprise.


C’est ainsi que la mise en œuvre de programmes de communication à l’échelle de l’entreprise peut favoriser le partage des connaissances, la formation et le dialogue continu. En nous basant sur quelques exemples concrets, nous pouvons attendre de ces programmes d’importantes économies, une meilleure productivité, une mise sur le marché plus rapide et une réduction du coût des produits vendus.


Mais il ne faut pas oublier que si les discussions internes sont une excellente chose, elles doivent se compléter par des données récentes de l’extérieur de l’entreprise, sous peine que les participants ne se retrouvent à la longue enfermés dans des perspectives étriquées et des visions dépassées. Cette dualité n’est pas seulement philosophique : toute entreprise dont l’activité est tournée vers le monde extérieur doit savoir ce que le monde dit sur ses produits, ses services et sa marque.

Parlons enfin d’Internet, dont la richesse et l’étendue sont à la fois les qualités premières et ce qui le rend difficile à surveiller.
D’où l’utilité d’un outil tel que Dow Jones Insight. Tel qu’il est installé par Dow Jones et ses clients, Insight explore le Web à la recherche de termes, d’idées et de problèmes importants pour le client. Le service propose des analyses statistiques ainsi que la possibilité d’explorer en détail les articles d’origine, les éléments de blogs, les pages Web, etc.
Mais Insight est bien plus qu’un moyen de surveiller les médias et de comparer les convictions de l’entreprise avec la position du monde extérieur : c’est aussi le moyen de se libérer des « impressions instinctives » inexactes et de prendre des décisions basées sur des faits et étayées par des chiffres précis et des données concrètes. Les blogs, wikis et vidéos sont aujourd’hui autant d’outils exploités dans le cadre des communications dans l’entreprise au sens large. Les entreprises créent ainsi de vastes communautés privées, d’envergure mondiale, pour améliorer leur efficacité. Elles utilisent aussi des microblogs de type Twitter, où seuls les utilisateurs inscrits peuvent suivre et participer à la conversation.


10 conseils pour préserver la communication dans votre entreprise

1. Définissez l’objectif à atteindre avant de choisir l’outil à utiliser. Si vous ne savez pas où vous allez, vous ne prendrez certainement pas la bonne route. Vous devez donc déterminer dans quel but vous souhaitez encourager la communication dans votre entreprise. Ce n’est qu’après que vous pourrez choisir les outils qui conviennent le mieux à ce but.

2. Définissez vos critères pour évaluer votre réussite. Trop d’entreprises semblent se satisfaire de fonctionnalités d’analyse qui montrent les progrès réalisés, mais sans la moindre information sur la cause de ces progrès. Après avoir défini votre objectif, vous devez aussi déterminer comment évaluer votre progression. Par exemple, Sun voulait mettre en place un système d’échange de connaissances en temps réel, et de leur côté, GM et Ford avaient besoin de faciliter la collaboration à l’échelle mondiale. Ces sociétés ont déterminé quels objectifs elles devaient mesurer ainsi que les moyens de comprendre ce qui avait réussi ou échoué.

3. Restez cohérent avec la culture de votre entreprise. Proposez des programmes que beaucoup trouveront utiles et qui ne dérangeront qu’une minorité d’employés. Les entreprises avec une culture ouverte tendent à apprécier des programmes comme les blogs. Celles qui ne sont pas encore à l’aise en place publique préféreront probablement un wiki à l’abri de leur pare-feu. Mais quel que soit votre choix, il faut récompenser la participation par un système de valorisation qui tienne compte des contributions et de leurs auteurs.

4. Ne soyez pas pressé. La mise en place d’une entreprise communicante demande du temps, tout comme son évaluation. Et plus vous y accorderez du temps, plus vous serez susceptible d’y trouver des avantages. Au début, la plupart des utilisateurs ne voient aucun intérêt à utiliser des microblogs tels que Twitter. Au bout de 30 jours, ils commencent à y voir quelqu’intérêt. Et au bout de 3 mois, bien souvent ils ne peuvent plus s’en passer. Le coût financier de la participation est quasiment nul, mais le coût en temps peut être très élevé.

5. Soyez toujours et encore à l’écoute. Geoff Livingston, consultant en RP à Washington, souligne souvent dans ses interventions que ce n’est pas pour rien que nous avons deux oreilles mais une seule bouche. Il veut dire par là que l’écoute a souvent plus de valeur que la parole.

6. Soyez pragmatique. Le temps où l’on prétendait qu’une entreprise s’exprimait d’une seule voix est révolu. Humanisez le dialogue et exprimez-vous de la même façon qu’avec vos associés.

7. Prenez position. L’échec des programmes de médias sociaux en entreprise tient souvent à leur médiocrité. Lisez des blogs et consultez Twitter, regardez quelques vidéos d’entreprises. Il est clair que certains de ces blogs et vidéos sont créés par des gens que le sujet n’intéresse guère, et leur contenu n’a pas grand intérêt, sauf pour les insomniaques.

8. Le eBook cité en introduction évoque le concept de l’étoile de mer. La comparaison peut sembler hardie, mais elle illustre le fait que, comme les bras de cet échinoderme sont au service de son corps, les outils sociaux sont au service de votre entreprise. Et tout comme les bras de l’étoile de mer, ils peuvent être éliminés et remplacés. Et de même que ces bras sont reliés au corps central, vous devez mettre en place une stratégie qui relie tous vos outils de médias sociaux et maintienne vivante la communication dans l’entreprise, quel que soit l’état de chaque outil.

9. Envisagez d’utiliser des outils d’indexation sociale. Vos employés ont des atouts : grâce à l’indexation sociale, vous pourrez les faire partager par tous. Les outils d’indexation sociale ou de folksonomie permettent de suivre et de gérer des contenus qui sinon échapperaient aux outils automatisés ou aux professionnels de la gestion des connaissances, même les plus astucieux

10. Ne négligez pas les contenus : vos discussions sont précieuses. Mais pour en exploiter la valeur, vous devez planifier la collecte des contenus en cours de création, quel qu’en soit l’auteur ou les outils utilisés.

Pour télécharger le eBook Dow Jones, rendez vous sur :
http://solutions.dowjones.com/press/2009/ConvcorpFR