Aujourd’hui beaucoup de grandes entreprises ont atteint un seuil d’
équipement complet pour l’ensemble de leur production documentaire. Ces
investissements se sont réalisés au fil du temps avec autant de solutions
divergentes que de besoins. La recherche d’économie et d’efficacité passe
donc par la rationalisation des investissements. Prenons un exemple : les
entreprises disposent souvent d’un ensemble hétérogène de moyens de
production qui répondent aux diverses exigences d’usage ; les imprimantes
couleurs monoposte, ont fleuri sur les bureaux entraînant une hausse
substantielle des coûts de consommables ; les imprimantes départementales
visent une rationalisation des coûts et cohabitent aux côtés de
photocopieurs ou sont remplacées par les « multi-fonctions ».

Abaisser les coûts d’impression constitue un enjeu économique important et
les projets éditiques visent souvent la massification des flux. Mais, si l’
on tient compte du fait que le prix du timbre constitue à lui seul 80% à 90%
du coût d’un envoi, la recherche d’une économie postale passe au premier
plan. Ainsi, outre la recherche d’économies directes sur le timbre, la
capacité à exploiter les canaux électroniques est une exigence fondée sur l’
évidence et une évolution inéluctable.

Les nouveaux médias de diffusion doivent être intégrés à des fins de «
communication à valeur ajoutée », et non pas seulement de réduction de coût

Les nouveaux modes de communication (Email, Web, sms, …) allient rapidité,
coût modeste mais surinformation. L’échelle de temps se rétrécit et la
quantité d’information augmente. Il faut donc que les entreprises, services
public et administrations veillent à l’efficacité du média utilisé et à la
pertinence du message. L’enjeu est double ! Les producteurs doivent d’abord
mener une réflexion profonde sur leur rôle en tant que fournisseurs d’
information et, ensuite, rechercher la rationalisation des moyens de
diffusions pour bénéficier du meilleur rapport investissement/performance -
performance dont la réactivité est un facteur certain.
La conception d’un contenu doit répondre aux exigences de pérennisation du
savoir-faire des entreprises et l’on peut s’interroger sur la justification
d’une refonte systématique des documents pour chaque canal de communication.
L’optimisation passe par une analyse des besoins en termes de canaux de
diffusion, de mise en oeuvre d’outils et de méthodes propres à rendre l’
organisation efficace. Même si l’exploitation de tous les modes de
communication est un enjeu essentiel, la traditionnelle dichotomie
Fond/Forme, tant valorisée sur le média papier est aujourd’hui mise à mal
par les capacités de présentation infinies liées tant à la technologie qu’
aux exigences fonctionnelles. Il est important pour chaque entreprise de
préserver son identité et que celle-ci soit non seulement perceptible, mais
également porteuse d’une réelle valeur ajoutée.

L’importance des enjeux de communication globale et la variété des
technologies peuvent inciter au recours à la sous-traitance

Pour des raisons légales ou informationnelles, produire des documents est
une obligation pour les entreprises. Le niveau d’investissement, pour
produire vite et bien en interne, n’étant à la portée que des grandes
organisations, de nombreux prestataires de services disposant de
plates-formes éditiques performantes permettent la sous-traitance de tout ou
partie de la production documentaire. Le métier d’Outsourcer a pris en
quelques années une nouvelle dimension : celle d’un partenaire de l’économie
globale des entreprises.De plus en plus, le prestataire éditique prend en
compte la gestion globale du cycle de vie des documents. Ces services s’
étendent à tout ce qui n’est pas le cœur de métier du client. Il doit
prendre en compte l’ensemble des étapes de la vie d’un document ; à savoir,
sa création, sa composition, l’optimisation des tarifs postaux, les
prestations d’impression et de mise sous plis, l’archivage, le stockage.

Les exigences des clients en termes de sécurité élève le niveau d’expertise
des professionnels du métier

L’opérateur de services éditiques doit proposer aujourd’hui à ses clients
une offre complète et clef en main intégrant toutes les évolutions
technologiques mais également un très haut niveau de sécurité. Non seulement
il doit maîtriser et intégrer les constantes innovations mais s’assurer que
les données soient cryptées, tracées, détruites ou historisées. La
sensibilité des données et des documents conduit à une augmentation très
significative des audits de sécurité. Les contrats de services sont souvent
très lourds. Il est nécessaire de garantir des prestations à très haute
Valeur Ajoutée associant Qualité, Sécurité et Traçabilité.
Pour être couronnés de succès, les projets éditiques doivent donc être pris
dans leur ensemble et intégrer aussi bien innovation technologique,
évolution des usages et des modes de communication, rationalisation des
coûts, sécurité... Cette conjugaison de bonnes pratiques est la base de
toute réussite !